Già dagli anni degli studi accademici, le fantasie legate al successo del proprio studio medico sono una delle motivazioni più forti a continuare nei sacrifici. Ma non solo. Anche il professionista che già possiede uno studio, potrebbe desiderare ampliare il proprio business o aprire nuove sedi. Che sia al primo studio dentistico o ai successivi, per ciascun professionista, l’incognita iniziale resta uguale: quali sono i costi da sostenere per aprire uno studio dentistico?
Se lo studio fisico con il materiale professionale e il personale d’ausilio sono ovvie considerazioni, vi sono costi non sempre chiari sin da subito, che però è bene conoscere e saper preventivare già all’avvio del proprio business model, così da definire con precisione la cifra iniziale da investire e quali variabili adottare magari in un momento successivo.
Aprire uno studio dentistico: i costi iniziali
L’apertura di uno studio dentistico è un investimento non indifferente: preventivare e monitorare i costi, quantificarli e stimare il periodo necessario a rientrare nelle spese, possono essere degli step capaci di intimidire, ma daranno molta soddisfazione una volta superata la critica fase iniziale.
Le prime spese che il dentista professionista deve affrontare riguardano l’accesso alla professione:
- iscrizione all’Ordine
- apertura di una Partita Iva presso l’Agenzia delle Entrate
- indirizzo di posta elettronica certificata PEC da associare alla propria iscrizione all’Ordine
- assicurazione professionale
- etc.
Queste spese sono necessarie ma insufficienti a coprire tutto il quadro dei costi iniziali, perché in realtà esiste tutta una serie di altri costi fissi per aprire uno studio odontoiatrico da tenere in considerazione.
Locali
La prima voce di spesa riguarda l’affitto o l’acquisto di un locale a norma nel quale poter esercitare la professione. Scegliere il locale adatto, inoltre, implica anche altre spese:
- l’arredamento di una sala d’attesa confortevole
- la manutenzione dei servizi igienici e degli spazi lavorativi
- l’allaccio alle utenze di base come elettricità, telefono (con connessione internet inclusa) e acqua.
Personale
L’assunzione di eventuali collaboratori, receptionist e segretari è un elemento decisivo per accogliere, gestire e informare la clientela in arrivo nello studio, nonché per aiutare il professionista nell’esercizio della sua attività medica.
Dovrai occuparti della selezione e assunzione del personale dipendente, oppure mettere in conto un consulente che ti supporti in questa attività.
Software gestionale
Ai servizi di segreteria e reception si lega anche l’acquisto di un software di gestione dell’anagrafica dei pazienti e della contabilità: un’altra spesa necessaria per avviare l’attività di uno studio di qualsiasi dimensione. Anche questa scelta potrà rappresentare un efficace strumento di lavoro e promozione per abbattere i costi e aumentare il fatturato, oppure, in caso di scelta inadeguata, un freno alla crescita del tuo studio.
Riuniti e strumentazione
Le apparecchiature odontoiatriche rappresentano una voce importante nelle prime pagine del bilancio dello studio dentistico:
- dal riunito odontoiatrico (autentico cuore di qualsiasi area clinica di studio dentistico)
- all’autoclave
- l’unità radiografica, TAC e apparecchiature digitali
- altre strumentazioni indispensabili (infrastruttura intranet, terminali video e pc, compressori, sistemi di backup e database, etc.)
Optare per l’acquisto di “macchine odontoiatriche ecologiche” può aiutarti ad abbattere alcune voci di spesa, come il consumo di energia elettrica o altre spese costanti – e quindi da tenere d’occhio nella fase di attività vera e propria dello studio.
Consulenze iniziali
Come puoi immaginare, molte delle scelte vanno ponderate in base a normative locali e nazionali, ma anche grazie a competenze da attingere presso consulenti esterni:
- il commercialista per tutta la parte normativa e il possibile accesso a fondi e sussidi;
- il consulente del lavoro per la gestione dei contratti di lavoro;
- architetti ed esperti di sicurezza per la messa a norma dei locali e dei macchinari, ma anche solo per una progettazione intelligente degli spazi;
- consulenti di marketing per la visibilità e promozione delle attività di studio;
- consulenti di management per la scelta del software, la pianificazione in termini di risorse e redditività, etc.
La conduzione di uno studio dentistico: i costi di gestione
Nei costi di gestione di un dentista professionista, vanno a sommarsi costi fissi e costi variabili. Tra i primi rientra il mutuo o l’affitto per l’appartamento o studio nel quale si lavora: questi sono costi da sostenere sia che lo studio abbia tanti pazienti, sia che lo studio resti chiuso. Anche il costo per gli stipendi dei propri dipendenti può essere considerato in buona parte un costo fisso.
I costi variabili, invece, sono quelli che si collegano direttamente alle prestazioni erogate dal dentista e ne garantiscono la qualità. Sono spese legate alla cura del paziente:
- materiali di consumo (guanti, camici, salviette, etc.)
- costi odontotecnici per la realizzazione di protesi e apparecchi ortodontici di diverso tipo
- paste, amalgame e altri materiali per la conservativa, l’igiene dentale e la pedodonzia;
- materiali chirurgici (kit, impianti e anestetici);
- etc.
Si tratta di voci di spesa importanti, ma non ammortizzabili perché necessarie all’erogazione della prestazione medica.
A questi costi vanno uniti quelli per il mantenimento del personale di segreteria e per la reception:
- utenze di luce, acqua e telefono (con linea adsl)
- canone di noleggio dei software di gestione
- cancelleria
- pubblicità online e offline
Solo facendo una stima di tutte queste voci si potrà avere una più esatta percezione delle spese necessarie a mantenere in attività il proprio studio. Da qui, potrai poi calcolare il tuo tariffario: ogni prestazione deve infatti essere valutata tenendo conto delle spese necessarie a erogarla, dei costi fissi comunque presenti, del margine di profitto che vuoi ottenere.
Investimenti per aumentare il fatturato
Già in fase di avvio dello studio dentistico è fondamentale mettere in conto il costo per le strategie di marketing necessarie a spingere in avanti il tuo studio, pubblicizzandolo su canali offline e online. L’acquisizione dei clienti è un passaggio essenziale, un’azione da portare costantemente avanti, dato che non puoi basare la tua attività unicamente sull’esposizione di un’insegna e sul passaparola, pertanto dovrai:
- creare delle pagine sui social network dedicate al tuo studio (facebook, instagram, linkedin)
- tenerle attive tramite interazioni e interventi legati alla tua attività
- stabilire dei canali di contatto (touch point) con clienti già acquisiti o potenziali pazienti (social network, sito web, altre piattaforme e strumenti digitali)
- realizzare e tenere costantemente aggiornato il tuo sito web
- delineare strategie di marketing (promozionali e di visibilità, tramite stampa locale e attività online)
- costruire la tua brand identity (logo, colori e caratteri grafici distintivi che esprimono i tuoi valori)
- strategie di comunicazione all’interno del tuo studio (brochure, supporti, strumenti di fidelizzazione, etc.)
Hai due possibilità per portare avanti il marketing del tuo studio odontoiatrico:
- studiare e dedicare parte del tuo tempo alla gestione della tua strategia;
- rivolgerti ad agenzie e professionisti del marketing.
Inutile dire che nel primo caso devi essere consapevole del valore del tuo tempo (il tempo che dedichi alle strategie di marketing e management è tempo sottratto alla pratica odontoiatrica e alla gestione dirigenziale dello studio: è necessario che porti risultati tangibili per non risultare sprecato).
Aggiornamento professionale
Direttamente legate alla qualità delle prestazioni erogate, aggiornamento e formazione odontoiatrica continua sono altri costi variabili che, tuttavia, vanno tenuti sempre in considerazione tra le voci di spesa necessarie. Un costante investimento in corsi di aggiornamento per dentisti online e offline alza il livello della formazione odontoiatrica e ha un notevole ritorno negli studi più professionali, con conseguente incremento delle entrate e ammortizzamento dei costi.
Si tratta, nel dettaglio, non soltanto di corsi legati alla preparazione medica del dentista, ma anche a:
- corsi di gestione collegati all’amministrazione
- corsi per la gestione strategica del personale ausiliario (igienisti, segretari, assistenti, consulenti)
- corsi per una comunicazione efficace
Se gestiti sapientemente e con criterio, sarà possibile ottimizzare queste risorse (che tra l’altro rappresentano uno dei costi fissi più importanti di uno studio) e trasformarle in un volano verso il successo dello studio.
La formazione professionale è fondamentale nel settore medico-sanitario perché permette un ritorno esperienziale ed economico elevato:
- puoi accedere a una clientela più ampia ed esigente (alto-spendente)
- otterrai un notevole impatto positivo sul brand dello studio.
Come per i costi di marketing, anche il costo per la formazione va già considerato tra gli investimenti iniziali.
L’importanza della stesura di un business plan
La creazione da zero di uno studio medico dentistico, come abbiamo visto, comporta un’analisi dei costi di apertura molto attenta. Strumento essenziale di questa analisi diventa, a priori, il business plan: un piano finanziario pensato appositamente per il tipo di impresa (e lo studio dentistico oggi funziona come un’autentica impresa) che si intende creare e per i servizi che si vogliono offrire o che si vogliono sfruttare, come quelli legati alle strategie di marketing e di comunicazione.
Il business plan per lo studio dentistico è uno strumento complesso, in grado di adattarsi ai diversi contesti (da quello di apertura di uno studio da zero a quello in cui si rivela, invece, lo studio di un collega in via di pensionamento).
Affidarsi a consulenti esperti renderà il business plan una risorsa essenziale per pianificare la gestione futura dello studio sin dai suoi inizi. Questo documento inoltre ti permette di:
- accedere ai finanziamenti necessari presso istituti bancari e di credito;
- usufruire di fondi regionali o europei, da utilizzare sempre per l’apertura e la messa a punto del proprio studio odontoiatrico;
- avere uno strumento per valutare come sta andando l’attività economica dello studio (controllo di gestione);
- evitare lo spreco di risorse economiche (massimizzare gli investimenti);
- evitare il rischio di sottostimare le risorse necessarie all’avvio o alla gestione sana dell’attività.
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