Ho
bisogno
di:

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Far tornare i
conti dello Studio

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Imparare
a delegare

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Comunicare
il mio valore

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Creare sito e
social dello studio

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Aumentare
il fatturato

Una corretta gestione dello Studio dentistico: gli ingredienti del successo

Uomo traccia grafici di finanza per gestione studio dentistico

Il settore odontoiatrico è cambiato: le analisi di mercato evidenziano come, da un lato, il numero delle prestazioni e quello dei pazienti che si recano presso uno Studio dentistico siano aumentati, ma, parallelamente, il ricavo medio per paziente sia diminuito, così come il ricavo medio per singola prestazione. Ecco perché, soprattutto in questo periodo di cambiamento, si parla sempre di più di gestione imprenditoriale dello Studio dentistico.

Detta in altre parole, la situazione è la seguente: uno Studio tratta un numero superiore di pazienti rispetto ad una decina di anni fa, ma il ricavo è più basso. Quale potrebbe essere, quindi, la spiegazione alla base di questo fenomeno? Da un lato, la graduale diminuzione dei costi delle cure, dovuta ad una strategia di comunicazione fortemente orientata alla competitività dei prezzi, e dall’altro un generale aumento della prevenzione dei pazienti e, di conseguenza, l’erogazione di prestazioni di minor valore unitario. Se questo trend dovesse rimanere stabile, il ticket potrebbe diminuire ulteriormente: è quindi fondamentale rivalutare alcuni aspetti relativi alla gestione dello Studio dentistico.

Lo Studio dentistico come un’impresa

Per uno Studio, ad oggi, la sfida principale è accettare che il sistema dentale non sia più quello di 10 anni fa e, parallelamente, elaborare nuove strategie e nuovi meccanismi operativi. Il sistema di domanda e offerta di cure odontoiatriche è completamente diverso rispetto al passato: si è rinnovato, sono mutate le logiche che lo regolano, i competitor, le normative, il panorama socio-demografico e le abitudini di consumo. Proprio quest’ultimo aspetto merita di essere analizzato: la connotazione dell’offerta dello Studio, infatti, è andata ben oltre la definizione di prestazione professionale. Questo significa che i pazienti, un tempo attenti alla qualità della prestazione odontoiatrica, oggi tendono invece a valutare anche i servizi accessori e relazionali. Il paziente, quindi, non vede più l’offerta odontoiatrica come una mera cura sanitaria, ma come un acquisto: l’esperienza di consumo diventa, dunque, parte del sistema odontoiatrico ed entrano in gioco dinamiche nuove, come la negoziazione, l’informazione preventiva e il confronto comparativo.

Lo Studio dentistico, quindi, deve essere visto come un’impresa e, di conseguenza, strutturato come un’azienda vera e propria. Sono due, in questo caso, le parole chiave: pianificazione e controllo. Vediamo quali sono gli aspetti da attuare che, ricorda, non devono rimanere dei concetti astratti, ma dovrebbero essere trascritti e tradotti in processi operativi:

Sistema manageriale efficace, finalizzato allo snellimento dei flussi e al profitto

  • Staff allineato e focalizzato alla risoluzione delle inefficienze
  • Pianificazione finanziaria ed economica
  • Logica di budgeting studiata ad hoc
  • Controllo costante delle performance

Se vuoi gestire il tuo Studio come se fosse un’azienda vera e propria, la prima cosa da fare è imparare a delegare. Tu, in quanto dentista, dovresti focalizzarti sull’attività clinica e sviluppare capacità comunicative, ma delegare tutte le questioni di puro management a una figura professionale specifica, chiamata comunemente Office Manager. Le sue mansioni potrebbero essere diverse, dipende soprattutto dalle dimensioni dello Studio: dal marketing allo sviluppo commerciale, dal controllo dei costi all’analisi delle performance dello staff, dall’organizzazione strategica dell’azienda al controllo dei risultati. In poche parole, questa figura penserà a massimizzare l’efficienza e l’efficacia dello Studio. Non devi vedere questo nuovo sistema di gestione dello Studio come un pericolo o come una minaccia per la tua figura professionale: non esiste più il modello dentista-assistente, oggi il tuo staff deve essere composto da un team più ampio, diversificato e strategicamente organizzato per avere un buon vantaggio competitivo.

Il controllo di gestione dello Studio dentistico

Abbiamo quindi affermato che lo Studio è, a tutti gli effetti, un’azienda, composta da persone che seguono determinati processi aziendali, come il controllo di gestione.

Il controllo di gestione può essere definito come un processo operativo che aiuta lo specialista a gestire lo Studio, per raggiungere tutti gli obiettivi prefissati durante la pianificazione iniziale. Detto in altre parole, si tratta di quel processo volto a guidare la gestione di un’azienda verso il conseguimento dei propri obiettivi e a verificare se questi ultimi sono stati effettivamente raggiunti.

Attenzione però: molti confondono il controllo di gestione con il bilancio. Il primo è ad uso interno, non deve essere redatto per norma di legge ed è un documento preventivo, serve quindi a tracciare la rotta del business aziendale e può essere modificato. Il bilancio, invece, è ad uso esterno, non può essere modificato e deve essere redatto da un commercialista.

Il controllo di gestione, nello specifico, serve a:

  • Verificare i costi e ricavi dei servizi sanitari erogati
  • Determinare i compensi dei collaboratori
  • Definire un tariffario congruo
  • Verificare la convenienza di aderire a tariffari di terzi
  • Tenere sotto controllo gli sprechi
  • Monitorare il magazzino
  • Valutare il ritorno delle azioni di marketing intraprese

Il costo orario del tuo Studio dentistico: definizione ed esempio pratico

Questo è un punto delicato ma, allo stesso tempo, fondamentale per la gestione del tuo Studio dentistico. Rappresenta, infatti, l’unità di misura più importante per la gestione economica dell’attività, da cui dipendono la definizione del tariffario, la programmazione delle attività, la definizione delle agende e la gestione dei collaboratori. Si tratta del costo orario: se desideri che il tuo Studio dentistico sia un’impresa di successo, dovrai necessariamente impiegare questo parametro per monitorare lo stato di salute dell’attività.

Per prima cosa, dobbiamo parlare della differenza tra costi fissi e costi variabili.

  • Costi variabili: ovvero quei costi che variano a secondo della produttività, che si sostengono quindi in ragione di un lavoro sul paziente effettivamente eseguito. Sono variabili perché, appunto, variano a seconda della prestazione o dell’operatore in questione.
  • Costi fissi: quelli che rimangono a prescindere dalla produttività. Affitto, spese condominiali, attrezzature, costi di marketing, stipendio dei dipendenti eccetera.

Detto questo, cosa significa costo orario? Rappresenta la quota di costi fissi annuali dello Studio che può essere imputata ad una sola ora di lavoro dello Studio stesso, indipendentemente dalla presentazione erogata. Naturalmente, il costo orario è direttamente proporzionale al valore dei costi fissi e, al contrario, inversamente proporzionale al numero di ore di apertura dell’attività.

È importante sottolineare che non esiste una formula magica universalmente adatta ad ogni Studio: ognuno, infatti, ha un costo orario individuale diverso dagli altri. Questo è dovuto al fatto che ogni attività ha i propri orari di apertura, i propri costi fissi annui e il proprio calendario di attività.

Quindi la domanda sorge spontanea: come si calcola il costo orario? Dividendo il totale dei costi fissi di un anno per il numero di ore di apertura dello Studio. Ecco la formula:

COS (costo orario dello Studio) = CFT (costi fissi totali) / NH (numero delle ore di apertura)

Se dovesse essere la prima volta che senti parlare di questo paramento o, in generale, di gestione dello Studio dentistico, è normale che non ti sia tutto perfettamente chiaro. Procediamo, quindi, con un esempio pratico. Supponiamo, per esempio, che uno Studio abbia costi fissi annuali pari a 250.000 euro e sia aperto 42 settimane all’anno, per 5 giorni alla settimana, 8 ore al giorno. In tal caso, per calcolare il costo orario basterà applicare la formula:

COS = 250.000 / 1.680 (42x5x8) = 148 €

148 euro. Va bene, ma cosa vorrebbe dire? Significa che ogni ora di apertura dello Studio costa 148 euro, indipendentemente dal fatto che sia operativo, ovvero che eroghi prestazioni e che quindi produca incassi, oppure no. Questo significa che ogni ora in cui lo Studio rimane aperto ma non è attivo, vuoi per riunione con il personale, per ferie o malattia eccetera, l’attività costerà comunque 148 euro. 

H3: Il costo orario per poltrona

Continuando con il precedente esempio pratico, supponiamo che lo Studio disponga di tre unità operative, ovvero di tre poltrone. In tal caso, il costo orario potrà essere diviso per le unità operative, in modo da calcolare il Costo orario per poltrona. La formula sarà:

Costo orario per poltrona = Costo orario (148) / Numero poltrone (3) = 49,3 €

Ma perché è importante sapere che una poltrona costa quasi 50 € all’ora per ogni giorno di apertura dello Studio? Innanzitutto, per ogni appuntamento mancato del paziente lo Studio ci rimette 50 euro. Ti sembra una cifra di poco conto? Pensa che in un anno il numero di mancati appuntamenti può essere così alto da cannibalizzare i profitti delle poltrone che hanno lavorato. Da questo dato si evince quanto sia importante educare i pazienti al rispetto degli appuntamenti. Dall’altro lato, è fondamentale formare il personale dello Studio ad una corretta gestione dell’agenda, in modo da ottimizzare gli slot disponibili e riempirli con prestazioni produttive.

Il tariffario dello Studio dentistico e il processo di pricing

Elaborare un tariffario rappresenta una delle operazioni più complicate dell’intero management odontoiatrico, non solo perché richiede delle competenze specifiche, ma anche perché molto spesso queste non bastano: ci vuole tanta esperienza e conoscere l’esatto valore clinico delle prestazioni.

Ma perché è così importante elaborare un tariffario equo? Torniamo all’esempio di prima. Se una poltrona vuota costa 50 euro all’ora, quanto ne costerà una operativa? Facile: costerà sicuramente di più in quanto vanno sommati i costi variabili! Quindi più di 50 euro: la tariffa della prestazione, quindi, può essere uguale o inferiore a questa cifra? La risposta è, ovviamente, no. Ma avrai sicuramente visto volantini o sentito dire che ci sono Studi che erogano addirittura servizi gratuiti o ad un prezzo bassissimo. Come è possibile? Ci potrebbero essere molte spiegazioni, ma hanno tutte a che vedere con il marketing. Molto spesso, tuttavia, queste manovre pubblicitarie studiate male non portano alcun beneficio, anzi.

Prima di tutto: hai mai sentito parlare di pricing? Si tratta del processo attraverso cui determinare correttamente il prezzo di vendita di un prodotto, servizio o prestazione professionale. Esistono diversi modelli di pricing:

  • Il modello Mark-up: incremento del costo sostenuto per la produzione
  • Modello dei prezzi concorrenti: allineamento con i prezzi dei competitor
  • Modello del profitto obiettivo: raggiungimento di un livello atteso di profitto
  • Modello della massimizzazione delle vendite
  • Modello del bene di lusso: prezzi molto alti per scremare i clienti

Il modello più adatto ad uno Studio dentistico potrebbe essere quello del profitto obiettivo, in quanto è sì ancorato ai costi di produzione della prestazione, ma calcola anche il plus valore in relazione a variabili come la difficoltà della prestazione stessa, il rischio insito, la professionalità di chi la esegue, il livello tecnologico della struttura e le qualità di tutto lo staff. Rispetto al modello Mark-up, molto diffuso soprattutto nelle attività che vendono prodotti tangibili, quello del profitto obiettivo è molto più legato al merito professionale.

Ma, quindi, come si determina un tariffario corretto? Il primo aspetto da evidenziare è che la tariffa di una prestazione non potrà mai essere inferiore alla somma totale dei costi, fissi e variabili, di produzione; in caso contrario, ovvero se la tariffa fosse inferiore ai costi totali, il tuo Studio sarebbe un ente di beneficenza che regalerebbe prestazioni ai pazienti. Abbiamo detto non deve mai essere inferiore, se fosse uguale? Facile, se la tariffa di una prestazione fosse uguale alla somma totale dei costi, saresti un’organizzazione senza scopo di lucro. L’unica risposta corretta è, quindi, la tariffa di una prestazione dovrà essere superiore ai costi totali di produzione, dove il plus valore applicato deve riflettere il profitto ricercato.

Break Even Point: cos’è e perché è importante?

Sei un odontoiatra e probabilmente non avresti mai pensato che, nella tua vita, ti saresti trovato a fare i conti con il concetto di Break Even Point. Tuttavia, come abbiamo già sottolineato, il tuo Studio è prima di tutto un’attività commerciale e tu, oltre che un dentista, sei un imprenditore. Il punto di pareggio è uno dei concetti fondamentali per il controllo di gestione del tuo Studio. Si potrebbe definire come la quantità di prestazioni effettuate necessarie a coprire tutti i costi dello Studio, sia quelli fissi che quelli variabili. Raggiungere il punto di pareggio non significa tuttavia produrre profitti, ma significa non produrre perdite.

Così semplice e… quasi troppo bello per essere vero? In effetti, sì. In uno Studio dentistico, infatti, il pagamento reale delle prestazioni effettuate non coincide temporalmente con la loro esecuzione. Il fenomeno di insoluto, per esempio, è così diffuso che quasi sempre si registra uno scarto tra valore della produzione e valore degli incassi reali.

In ogni caso, quello che a te interessa sapere è che il Break Even Point rappresenta quel punto fino a cui la nostra attività lavora in perdita ed oltre il quale inizia ad avere utile. Ci indica, inoltre, qual è il numero minimo di prestazioni che dobbiamo svolgere se vogliamo generare profitti. Provate ad immaginare un grafico: nelle ordinate abbiamo i costi, mentre nelle ascisse il numero delle prestazioni effettuate. Il Break Even Point si genera in quel punto in cui si intersecano i costi totali e il ricavo totale.

Lo Studio dentistico e il suo ciclo produttivo

Sei un dentista e non hai mai sentito parlare di ciclo produttivo? Non ti preoccupare, rimediamo subito. La produzione di uno Studio inizia quando il primo paziente mette piede nella soglia d’ingresso e l’odontoiatra eroga una prestazione. In quel momento, i costi sostenuti cominciano ad essere compensati da flussi economici in entrata, ovvero la tariffa pagata dal paziente. Si realizza, quindi, un provvisorio bilancio di cassa, o cash flow. Quest’ultimo, solitamente negativo, con il tempo tende ad equilibrarsi, portandosi prima verso lo zero, ma poi verso il segno positivo. Quando sarà positivo significherà che il volume dei flussi in entrata avrà superato quello in uscita, e che lo Studio avrà un buono stato di salute economica.

Ricorrere a denaro esterno non è una situazione che caratterizza solo la prima fase dell’attività di uno Studio. Per esempio, se tu volessi fare degli investimenti tecnologici per rendere il tuo Studio più competitivo e ricorressi a denaro esterno, staresti ricorrendo ad un finanziamento.

Grazio Break Event Point

Le differenze che intercorrono, tuttavia, tra uno Studio che si autofinanzia ed uno costretto a ricorrere a denaro esterno esistono e non sono da sottovalutare:

  • I finanziamenti esterni sono caratterizzati da un tasso di interesse che incide negativamente sulla cassa e porta al ricorso ad altri finanziamenti in una spirale economico-finanziaria negativa.
  • Quando si ricorre a finanziamenti esterni la sequenza dei flussi di cassa si inverte: prima si contraggono debiti certi da pagare e poi si generano incassi incerti.

Sono solo due ragioni, ma sono sufficienti per dimostrare che gli Studi dentistici che ricorrono ai finanziamenti esterni sono molto più a rischio degli altri. È ovvio che nelle fasi di start up il ricorso a finanziamenti è quasi inevitabile, tuttavia è importante ricordare che l’obiettivo di uno Studio è quello di raggiungere condizioni di economicità tali da rendere non necessario il ricorso a finanziamenti esterni per lo svolgimento delle proprie attività.

Quanto vale il tuo Studio dentistico?

Non possiamo parlare di finanza, business e imprenditorialità nel settore odontoiatrico senza porci la domanda: come si calcola il valore di uno Studio dentistico? Il primo aspetto da evidenziare è che non possono essere presi in considerazione solo parametri numerici, ma anche alcune variabili non quantificabili, intangibili, che nella valutazione finale possono tuttavia avere un peso maggiore di quelle numeriche.

Possiamo quindi parlare di assets fisici e assets di valore. I primi sono abbastanza intuitivi, sono parametri quantificabili come il patrimonio, il fatturato e gli utili generati; i secondi, invece, sono per esempio la qualità della clientela, del loro grado di fidelizzazione, dell’abilità dei dipendenti eccetera. Ricorda che la ricchezza di uno Studio dentistico dipende in buona parte dalla sua reputazione e dalla capacità di portare delle cure di qualità ai pazienti.

Vediamo, quindi, alcuni parametri fondamentali:

  • I ricavi complessivi conseguiti nell’ultimo anno di esercizio.
  • Il volume dei costi complessivi sostenuti nell’ultimo anno di esercizio.
  • Ricavi e costi suddivisi per le singole attività dello Studio.
  • L’utile distribuibile in un’ottica capitalistica.
  • Lo storico dei risultati, in linea di massima nei 4/5 anni precedenti.
  • I beni dello Studio: apparecchiature, attrezzature, arredi e strumentario.
  • La matrice clienti: il numero e la tipologia di clienti di uno Studio.
  • Dipendenza da fornitori critici di servizi, prestazioni o beni.
  • Il grado di personalizzazione dell’attività: in caso di una transazione di compravendita, a parità di altri fattori, ha un valore commerciale più alto uno Studio la cui identità è poco correlata a quella del suo titolare.
  • Lo storico di contenziosi

Dare un valore accurato e soprattutto reale ad uno Studio dentistico non è un’operazione facile; per questo motivo il consiglio migliore è: affidati ad uno specialista del settore e non lasciare che il caso o l’inesperienza dettino il valore della tua attività.