Preventivo odontoiatrico: come redigerlo correttamente?

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Il preventivo odontoiatrico è la proposta – ma non esattamente un contratto – che lo studio odontoiatrico sottopone al paziente dopo aver definito la strategia di trattamento necessaria e personalizzata per lui; il cliente, firmandolo, accetta questa proposta dando il via all’accordo sanitario con lo studio dentistico in questione, spesso al termine di una o due visite conoscitive e di diagnosi.

Il preventivo, nel concreto, elenca i trattamenti da effettuare con l’importo unitario e complessivo (eventualmente scontato) e può essere consegnato sia in formato cartaceo che digitale, richiedendone la firma per accettazione.

Non va però confuso con il piano di cure, che non corrisponde per tempistiche e funzione al preventivo, in quanto è l’indicazione degli interventi necessari al benessere finale del paziente e può richiedere l’intervento di molteplici specialisti.

Trovare la modalità corretta per far accettare un preventivo al cliente riguarda, quindi, non solo il buon esito dello stesso, ma la conversione della prima visita in un rapporto duraturo che porti al miglioramento della salute del paziente e alla crescita professionale ed economica dello studio dentistico.

Il preventivo come strumento di tutela

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Il preventivo: accordo tra paziente e dentista

Il preventivo odontoiatrico è assimilabile alla concretizzazione di un accordo tra professionista e paziente. In quanto tale, il documento tutela entrambe le parti contraenti, rivelandosi ben più efficace di un semplice accordo verbale. Fra l’altro, la stesura di un preventivo rappresenta ormai un obbligo per gli studi dentistici, che devono applicarlo per garantire allo stesso tempo:

  • Il paziente, che avrà una stima di massima della spesa da affrontare; l’importo non potrà variare senza ragione, durante o al termine del trattamento, ragion per cui il cliente sarà protetto – economicamente parlando – dal documento stesso;
  • Lo studio, che avrà dalla sua parte questo strumento nel caso sia necessario riscuotere crediti da pazienti insolventi o nell’eventualità di contenzioso.

Come preparare un preventivo odontoiatrico

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Raccolta informazioni per il preventivo

Non essendo più valido un semplice accordo verbale, ai fini di legge, il preventivo odontoiatrico può essere redatto in forma scritta o in forma digitale, anche comodamente online tramite appositi software. Al di là del supporto scelto dallo studio dentistico, il preventivo dovrà rispettare una forma ben precisa e fornire delle informazioni dettagliate, contenendo – senza possibilità di omissione – alcuni dati obbligatori:

  • L’importo di massima: è la cifra stabilita dallo studio per l’erogazione delle prestazioni che interessano lo specifico paziente. In questi casi non va bene un accordo verbale, suscettibile di variazioni arbitrarie e dunque incapace di garantire paziente e studio. Ovviamente, la stima dell’importo deve essere “di massima”, tenendo cioè conto di tutte le possibili complicazioni legate a ogni singola prestazione: il professionista odontoiatra deve tenere preventivamente in considerazione tutti i possibili imprevisti che potrebbero avere impatto sul trattamento e dunque sul costo totale e comunicarli al momento della stesura del preventivo;
  • Dato il totale, una voce necessaria del preventivo riguarderà i singoli costi per ogni prestazione. Qui non è necessario esplicitare le spese legate effettivamente all’erogazione del trattamento, ma va da sé che sono componenti del “prezzo” finale sostenuto dal cliente;
  • In uno spazio libero allegato al preventivo, è poi opportuno redigere una nota legata alla complessità della prestazione erogata, così da spiegare al paziente l’entità della spesa che dovrà sostenere; in questa sezione può essere riportata una descrizione su eventuali rischi e complicazioni che potrebbero insorgere in sede di trattamento, così come gli altri elementi valutati nella redazione del preventivo stesso.

Infine, non essendo possibile concordare con il paziente un preventivo anonimo o preconfezionato applicabile a qualsiasi studio, è obbligatorio fornire sul documento – possibilmente in intestazione – i dati, ben chiari, dello studio odontoiatrico:

  • Nome dello studio, nome del professionista, indirizzo e recapiti mail e telefonici;
  • Numero di iscrizione all’albo professionale del titolare dello studio;
  • Il titolo di specializzazione del titolare;
  • Eventuali dati della polizza assicurativa.

La funzione del preventivo, in ogni caso, è quella di essere compreso dal paziente: forniti tutti i dati necessari e obbligatori per la stesura del documento, le impostazioni grafiche possono essere personalizzate per renderne la lettura più intuitiva e semplice, così come è consigliabile inserire l’eventuale logo dello studio. È sempre necessario agevolare la lettura delle informazioni cruciali, come le prestazioni, le tempistiche, i costi e i rischi eventuali: queste sezioni devono essere curate nell’esposizione oltre che nel dettaglio, in maniera il più possibile chiara per qualsiasi cliente.

Infine, data la natura semi-contrattuale del preventivo dentistico, è necessario un apposito spazio dove il paziente possa firmare l’accettazione del preventivo stesso. In tal senso, la firma di entrambe le parti – medico e paziente – è obbligatoria, come per qualsiasi altro tipo di accordo, per dare il via alle prestazioni e al rapporto di cura: un rapporto tutelato non soltanto sotto il punto di vista professionale, ma anche, ovviamente, sotto quello economico-legale.

Perché presentare un preventivo

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Accettazione del preventivo

Sebbene la legge sottolinei la natura obbligatoria del preventivo odontoiatrico, non sono previste delle sanzioni se l’obbligo non viene rispettato. Tuttavia, non si può parlare di un documento opzionale, proprio per l’elevato grado di tutela che garantisce al cliente e al professionista.

In caso di contrasti con un paziente insolvente, ad esempio, lo studio dentistico può rivalersi nel recupero del credito proprio tramite il preventivo di massima: non averlo redatto prima dell’inizio del trattamento è un elemento che va a sfavore dello studio, in caso di contenzioso. Nel peggiore dei casi, lo studio potrebbe anche non riuscire a dimostrare di aver eseguito la prestazione, finendo per perdere – economicamente parlando – quanto gli sarebbe dovuto.

Il preventivo è quindi un documento impugnabile da entrambe le parti, sia in caso di annullamento da parte del paziente (dopo che gli è stata somministrata la terapia prevista dall’accordo stesso), sia in caso di recesso o non rispetto della somma pattuita: in questa duplice veste di garanzia del professionista e del cliente, si rivela quindi uno strumento prezioso per garantire la regolarità del pagamento, la trasparenza del rapporto e l’instaurazione di una relazione autentica e di fiducia tra dentista e paziente.

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