La gestione dello studio dentistico ha alcune sfide uniche rispetto ad altri studi medici. Queste includono il controllo dell’inventario, la fatturazione ai pazienti e la memorizzazione di informazioni sanitarie sensibili e non solo.
La corretta gestione dei pazienti è un elemento fondamentale per la vita dello studio dentistico, ecco una panoramica per orientarsi tra app, programmi e strumenti che digitalizzano il flusso (leggi il nostro articolo relativo alla gestione del paziente ortodontico all’interno dello studio dentistico).
Software gestionali per studi dentistici
I software per la gestione dello studio dentistico tengono conto di questo, includendo funzioni specifiche come le cartelle cliniche digitali (EPR – Electronic Patient Record). La sfida principale per la gestione dentale è affiancare a strumenti amministrativi e clinici, quelli finanziari e di CRM (Customer Relationship Management) ossia strumenti per la gestione di tutti i rapporti e le interazioni che uno studio odontoiatrico ha con i suoi pazienti attivi, potenziali e dormienti.
Come scegliere il programma gestionale odontoiatrico
Il primo passo per uno studio dentistico è quello di valutare alcuni di questi programmi software sviluppati su misura per l’odontoiatria e comprendere quale risponde meglio alle proprie esigenze.
Un buon software per lo studio dentistico include:
- la registrazione dei contatti
- la fatturazione attiva e passiva
- i rapporti con i fornitori
- le convenzioni e assicurazioni
- le relazioni con i pazienti (CRM) e attività di marketing
- le cartelle cliniche digitali
- la programmazione degli appuntamenti.
Risultano fondamentali i moduli per la gestione aziendale, risorse umane, marketing, analisi della pratica e strumenti di produttività, per ottenere dati statistici, misurare le kpi più rilevanti e avere sempre un quadro chiaro dell’andamento economico dello studio.
Tra questi programmi, i più noti nel mercato del management odontoiatrico sono:
- Xdent: un software completo per studi dentistici, che usa un modello di abbonamento piuttosto che un acquisto una tantum. In questo modo, i dentisti possono scegliere la frequenza con cui effettuare gli aggiornamenti e le caratteristiche di cui hanno bisogno.
- Orisdent: un software gestionale che offre soluzioni basate su cloud ai dentisti. Questo include un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) così come la gestione della pratica del dentista (PPM), che aiuta a coordinare la cura dei pazienti e può essere usata per scopi di marketing.
- OpenStudio
- Dental Opera
- Etc.
Addio Foglio excel
Alcuni studi dentistici, tuttavia, continuano a usare fogli Excel o strumenti simili. Questa soluzione non risulta più valida neanche per i piccoli studi dentistici indipendenti alle prime armi. Se è vero che l’uso dei fogli excel permette di risparmiare denaro e può essere facilmente aggiornato, se necessario, con nuove funzioni, il rovescio della medaglia è che richiede più tempo che usare direttamente un software dedicato e che non può andare oltre ad una semplice raccolta dati e analisi consuntive. Anche volendo sviluppare sistemi più complessi che integrino diversi fogli excel, si rischia di creare una infrastruttura poco agile da aggiornare, mantenere e che non permette sviluppi futuri quando lo studio sarà pronto ad evolvere verso nuovi obiettivi. Si pensi all’integrazione nel gestionale di moduli permettono di acquisire informazioni direttamente da altri sistemi comuni come Dentrix, Orion, etc.
App per gestire i pazienti odontoiatrici
Oltre ai software per lo studio dentistico, esistono molte applicazioni mobili disponibili in entrambe le piattaforme iOS e Android che possono essere utilizzate per la gestione dei pazienti. Alcune applicazioni sono utili per la programmazione degli appuntamenti, campagne di email marketing e promemoria per i pazienti. Alcune app permettono di tenere traccia dei dati medici del paziente, dei dettagli dell’assicurazione e dei documenti importanti.
Un buon software gestionale prevede anche l’uso di app dedicate, senza bisogno di doversi interfacciare con strumenti diversi, in modo che i dati siano sempre sincronizzati e disponibili.
Sistema di promemoria dei pazienti (telefonate e follow up)
La corretta gestione del paziente odontoiatrico inizia ancor prima che quest’ultimo arrivi fisicamente in studio: reception e segreteria sanno quanto sia importante avere un buon sistema di promemoria per i pazienti. Telefonate, e-mail o SMS possono ricordare un appuntamento, seguirne uno appena concluso o mancato.
Il sistema di follow up post-trattamento poi, è un potente strumento di fidelizzazione ed è importante poterlo gestire con procedure snelle e automatizzate fin dove possibile.
Un’altra utile applicazione mobile che può essere utilizzata in uno studio dentistico è Whatsapp: largamente diffusa, disponibile per quasi tutte le piattaforme, tra cui iOS e Android, così come Windows Phone e Blackberry, può essere configurata anche come profilo business.
L’uso di Whatsapp per la gestione dei pazienti dello studio dentistico ha dei pro e dei contro:
- È gratuita
- Le persone hanno già familiarità con il suo aspetto e sanno come usarlo, il che rende l’utilizzo più facile
- È possibile creare gruppi tematici a cui inviare comunicazioni “uno a molti”: promozioni, eventi, etc
- I pazienti possono utilizzare il servizio per richiedere informazioni, appuntamenti o trattamenti, rendendo più immediata la comunicazione
- Permette la sincronizzazione con i calendari digitali dei pazienti (se usati)
Contro:
- Non può sostituire strumenti come la rubrica digitale e software CRM
- Una gestione scorretta può assorbire molte energie dal personale dello studio dentistico
- Rende difficile il coordinamento tra i diversi dipartimenti (reception, amministrazione e clinico) e tra le diverse sedi (se si hanno più studi dentistici)
Ottimizzare la gestione del paziente
La gestione dei pazienti è uno dei compiti più importanti in qualsiasi studio dentistico. La scelta del software più adeguato rende questo processo più efficiente mantenendo le informazioni organizzate e sempre disponibili, risparmiando tempo e risorse altrimenti sprecate.
Il futuro del patient management odontoiatrico
L’uso di applicazioni mobili in odontoiatria continuerà a crescere man mano che sempre più persone si sentiranno a proprio agio con smartphone e tablet. La pandemia da Covid-19 ha costretto anche settori meno propensi a tali tecnologie (come la medicina) ad abilitare strumenti digitali che permettano le cure da remoto. Allo stesso tempo anche i pazienti più restii hanno dovuto familiarizzare con tali tecnologie e ad oggi le hanno introdotte nell’uso quotidiano.
Il futuro della pratica odontoiatrica si è già aperta delle tecnologie digitali e di Artificial Intelligence, un processo sempre più inevitabile.
Basti pensare a:
- Chatbot e AI per compiti ripetitivi: prenotazione appuntamenti, controllo anagrafica e raccolta anamnesi.
- Dematerializzazione dei documenti: dalla digitalizzazione della cartella clinica alla rubrica online.
- Telemonitoraggio domiciliare e telemedicina: già numerose app permettono di monitorare l’aderenza terapeutica o le visite da remoto, con il vantaggio di migliorare l’engagement del paziente e tenere traccia di tutto il percorso terapeutico.
Se hai compreso la necessità di digitalizzare il tuo studio o hai l’esigenza di fare un passo in avanti nella gestione dei pazienti, puoi rivolgerti a noi.
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