La dematerializzazione delle cartelle cliniche è il processo che permette di sostituire i supporti cartacei con supporti digitali. Questo comporta enormi vantaggi per la gestione clinica del paziente odontoiatrico, ma anche per tutti gli aspetti di management e riduzione dei costi (dal controllo di gestione alla misurazione dei kpi per il dentista), nonché per il miglioramento della gestione extra-clinica del paziente.
Oggi giorno, la gestione della cartella clinica cartacea non risulta solamente anacronistica e obsoleta, ma si traduce in una reale perdita di opportunità di crescita per tutto lo studio dentistico.
La dematerializzazione delle cartelle cliniche nel sistema sanitario italiano
Secondo quanto riportato dall’Agenzia per l’Italia Digitale:
La dematerializzazione dei referti medici e delle cartelle cliniche è un processo che ha come obiettivo la creazione di un flusso di documenti digitali aventi pieno valore giuridico che porterà alla sostituzione di tutti gli equivalenti cartacei, allo scopo migliorare i servizi ai cittadini.
Gli studi odontoiatrici, in quanto studi medici privati, non sono obbligati ad adeguarsi alle normative che regolano la sanità pubblica, eppure possono recepire tali direttive per comprendere in quale direzione si muove il comparto pubblico e cogliere eventuali opportunità per una gestione ottimale della propria attività.
Attualmente il paziente medio è già abituato a fare riferimento a studi medici, cliniche e strutture sia pubbliche che private, che offrono elevati standard di qualità anche nel trattamento dei dati e nella gestione della relazione medico-paziente. Si pensi a:
- condivisione delle ricette elettroniche del medico di base tramite e-mail
- reperimento di referti medici ed esami diagnostici tramite accesso ad aree protette
- servizi di telemedicina
- etc.
Insomma, il paziente dello studio odontoiatrico è già abituato ad uno standard in cui i dati fisici sono sostituiti da supporti digitali, apprezzando tanti vantaggi:
- il risparmio di tempo dovuto al fatto di non doversi recare fisicamente in un punto per acquisire o consegnare referti e documentazione
- la sicurezza di avere sempre accesso al dato, quindi evitare il rischio di smarrimento o deterioramento
- etc.
In questo scenario, lo studio dentistico ha l’opportunità di trasformare obblighi e nuovi criteri di gestione, in una risorsa preziosa.
Processo di digitalizzazione dello studio dentistico
La dematerializzazione delle cartelle cliniche rientra in un processo più ampio che riguarda la digitalizzazione dello studio odontoiatrico: digitalizzare processi, la raccolta dei dati, l’archiviazione di referti medici, la registrazione dell’anamnesi e dei consensi informati, etc.
Mentre per le strutture sanitarie pubbliche esistono dei requisiti e delle normative da rispettare circa le attività di gestione, controllo e sicurezza dei dati, per lo studio dentistico sicuramente permangono gli obblighi circa la sicurezza e la conservazione dei dati nonché il rispetto del regolamento sulla privacy. Tuttavia permane una libertà nella creazione dell’infrastruttura tecnologica e nella gestione dei processi che deve essere tradotta nel massimo vantaggio economico e strategico.
Il vantaggio principale della dematerializzazione dei documenti è quello di ottenere un unico archivio informatico da poter gestire e utilizzare, il che equivale ad un risparmio di tempo e risorse, nonché ad un miglioramento di protocolli e quindi un aumento dei guadagni.
Dematerializzazione e digitalizzazione
La dematerializzazione della cartella clinica odontoiatrica è uno dei tanti processi che si affronta nel momento in cui si decide di digitalizzare lo studio dentistico. Esistono studi odontoiatrici che nascono già con un’impostazione moderna e digitalizzata, mentre molti altri si trovano a doverci fare i conti in corso d’opera, pena il rischio di essere tacciati come “antiquati, vecchi o inadeguati” da parte dei pazienti.
Infine, il processo di digitalizzazione risulta fondamentale anche in fase di passaggio generazionale, per la valutazione e la cessione dello studio stesso: attraverso la digitalizzazione possiamo estrarre parametri di valutazione che ne aumentano il valore sul mercato.
Le attività necessarie per digitalizzare lo studio dentistico sono:
- l’adozione di un modello di gestione dello studio basato sui dati (cultura data-driven) sia per quanto riguarda le procedure cliniche che quelle extra-cliniche
- la creazione del sistema informatico di studio (rete, archivi, sistemi operativi, etc.)
- la creazione dell’infrastruttura (su cloud o server fisici, etc.)
- la selezione e configurazione del software gestionale che consenta anche la gestione della cartella clinica elettronica, nonché il dialogo con tutte le altre applicazioni specifiche necessarie per il dentista (radiografie, tac, etc.).
Ecco perché non è sufficiente acquistare un software o adeguarsi a soluzioni pensate per altre realtà per introdurre il concetto di dematerializzazione dello studio odontoiatrico: occorre una profonda conoscenza dei processi che avvengono all’interno dello studio, degli aspetti da gestire relativamente alla cartella clinica e di molti altri aspetti di business specifici per il dentista.
Come avviene il processo di dematerializzazione?
Gli aspetti da considerare per passare da una gestione cartacea ad una digitale sono molteplici, coinvolgono risorse umane, economiche e tempo.
- Valutare la dimensione dell’archivio fisico delle cartelle cliniche cartacee e la sua strutturazione
- Definire i parametri di catalogazione delle cartelle cliniche, dei referti e della documentazione accessoria
- Inserimento dei dati nel sistema informativo responsabile della gestione elettronica: può avvenire manualmente o tramite strumenti tecnologicamente avanzati come la scansione ottica
- Dismissione dell’archivio fisico.
A questo punto il tuo studio avrà compiuto il primo passo per una nuova gestione clinica ed extra-clinica di tutte le informazioni: elemento fondamentale per aumentare il valore della propria base pazienti e per una gestione di successo.
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